Generell kümmert sich Scanpoint um die Digitalisierung von Briefsendungen und Papierakten. Die genaue Tätigkeit wird in Abstimmung auf die Bedürfnisse des Kunden spezifisch geregelt: das Angebot reicht von der Digitalisierung des Posteinganges über die elektronische Rechnungslegung bis zur Digitalisierung und Übernahme von Archiven.

Schnelligkeit und Effizienz ist das Hauptargument, weshalb Papiergut digitalisiert wird. Daraus ergeben sich folgende Vorteile: Elektronische Dokumente können unabhängig vom Ort betrachtet und bearbeitet, sowie elektronisch bequem und unter allen Gesichtspunkten des Datenschutzes und der Compliance archiviert werden.

Wir setzen alles daran, unseren Kunden ein möglichst ausgebautes Netz aus Produktionsstätten anbieten zu können. Schließlich wollen Sie ja nicht unbedingt weiter als nötig von Ihren Dokumenten entfernt sein, gerade in Fällen, bei deinen der Zugriff auf einen physischen Akt notwendig wird, der sich gerade in der Verarbeitung befindet.
Scanpoint verfügt deshalb über ein hochmodernes Digitalisierungszentrum in jedem der sechs Post-Verteilzentren in Österreich.

Bei Briefsendungen kann eine Aussortierung direkt über die Adresse des Kunden oder eine entsprechende Business-Center-Adresse erfolgen. Sonstiges Beleggut, das sich zum Beispiel in Ihren Archiven stapelt, kann einfach über den Logistikdienst der Österreichischen Post transportiert werden - wir kümmern uns um die Abholung und den sicheren Transport zum nächsten Produktionsstandort.

Unter einer Business Center-Adresse kann man sich ein virtuelles Postfach vorstellen. Im Gegensatz zu normalen Postfächern befindet sich das Ziel jedoch nicht auf einem Postamt, sondern inmitten eines der sechs Briefverteilzentren Österreichs - in unmittelbarer Nähe unserer Produktionsstandorte.

 

Der Aufbau einer Business Center-Adresse unterscheidet sich nicht weiter von üblichen Adressblöcken, mit einer Ausnahme:

 

Musterfirma
Business Center 012
5000 Salzburg

Unterschied zu üblichen Adressen ist die Postleitzahl, die eindeutig eines von sechs Briefverteilzentren in Österreich identifiziert:

PLZ Verteilzentrum

• 1000 Wien
• 4000 Linz
• 5000 Salzburg
• 6000 Hall in Tirol
• 8000 Graz
• 9000 Villach

 

Weitere Tipps zum richtigen Adressieren finden Sie hier www.post.at

Das Einrichten einer Business Center-Adresse birgt für Sie als Kunden ein paar handfeste Vorteile gegenüber einem normalen Postfach:

Ziel für an eine Business Center-Adresse geschickte Briefe ist immer direkt ein Briefverteilzentrum. Damit ist der Weg zur Produktion kurz gehalten:

 

Frühe Verarbeitung: Briefe, die am Vortag aufgegeben wurden, können somit schon am nächsten Tag in den Morgenstunden verarbeitet werden.

 

Keine Abholung notwendig: Sie müssen sich als Kunde nicht, wie sonst bei einem Postfach üblich, Belege abholen kommen. Alle Poststücke, die an eine Business Center-Adresse geschickt werden, werden auch durch uns verarbeitet. Befindet sich Beleggut unter den Briefen, das nicht gescannt werden kann, so wird Ihnen dieses bequem auf dem Postweg zugestellt.

 

Reduktion von Risikopotentialen: Dadurch, dass keine Abholung von unserer Seite notwendig ist, werden Risikopotentiale erheblich reduziert, die zu einer Lieferungsverzögerung führen könnten (Unfall, Stau, Panne).

Neben einer Pauschale, die für das Einrichten der Business Center-Adresse anfällt, fallen im Gegensatz zu typischen Postfächern keine weiteren monatlichen Kosten an.

Inkludiert in die Pauschale ist das vollständige Programmieren der Maschinen in den Briefverteilzentren der Österreichischen Post, die ein automatisiertes Lesen des Adresskopfs ermöglicht.

Scanpoint legt höchsten Wert auf den Schutz Ihrer sensiblen Daten. Dies beginnt bereits beim Abtransport Ihrer Dokumente - auf Wunsch werden verplombte Behältnisse eingesetzt, in denen zum Beispiel Ihre Ordner abtransportiert werden.

 

Die jeweiligen Scanpoints in Österreich befinden sich innerhalb der 6 Briefverteilzentren, die Ihrerseits bereits von der Außenwelt abgeschirmt sind (Stichwort: Briefgeheimnis). Jede Produktionsstätte ist mit einer weiteren Zutrittskontrolle versehen, Personen werden nur nach dem Unterfertigen einer Datenschutzerklärung eingelassen (natürlich auch nur dann, wenn es einen Grund für den Besuch gibt).

Übrigens: ein Scanpoint ist der einzige Ort, an dem Briefe geöffnet werden dürfen. Sobald der Brief selbst die Türe wieder verlässt, wird er neu kuvertiert - damit bleibt das Postgeheimnis in jedem Fall gewahrt.

 

Auch bei der Datenübertragung zum Kunden (Bild- und Metainformationen) ist unser Mindeststandard SSH FTP, also sowohl eine verschlüsselte Authentifizierung sowie ein sicherer Datentransfer.

 

Sensible Daten - auch kein Problem. Auf Wunsch erledigen wir die Digitalisierung bei Ihnen im Haus.

Das richtet sich nach den Kundenwünschen. Sie können etwa nach der Digitalisierung auch physisch zugestellt werden, oder auch nach einem vom Kunden definierten Zeitpunkt vernichtet werden, natürlich unter datenschutzgerechten Bedingungen.

Scanpoint bietet ein breites Spektrum an Dateiformaten an, die geliefert werden können. Zu den am häufigsten verwendeten zählen die folgenden:

 

• TIFF, ein- oder mehrseitig
• PDF, Bild
• PDF, Bild und OCR-Text
• PDF/A, in den Varianten 1b und 1a

ISO 19005-1 definiert "ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente auf eine Weise darzustellen, so dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion." (Auszug aus ISO 19005-1). Der Standard definiert nicht eine Archivierungs-Strategie und gibt auch nicht die Ziele der Archivierung vor. Er beschreibt höchstens die Anforderungen an die Form von elektronischen Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie in den nächsten Jahren einwandfrei reproduziert werden können.

 

Ein Schlüsselfaktor für die Reproduzierbarkeit von PDF/A-Dokumenten ist, dass alle notwendigen Informationen im Dokument selbst enthalten sind. Dies umfasst sichtbaren Inhalt wie Texte, Vektorgraphiken, Rasterbilder, Schriftarten, Farbräume und vieles mehr. Hingegen darf ein PDF/A-Dokument weder direkt noch indirekt auf externe Quellen verweisen. Beispiele davon sind Verbindungen zu vorgehaltenen Bildern oder nicht im PDF/A-Dokument selbst eingebettete Schriften.

 

(Quelle: "http://pdfa.org/doku.php?id=pdf_a_ein_standard_fuer_die_langzeit-archivierung" http://pdfa.org/doku.php?id=pdf_a_ein_standard_fuer_die_langzeit-archivierung )

PDF an sich garantiert keine Langzeit-Reproduzierbarkeit, nicht einmal das Prinzip WYSIWYG (what you see is what you get). Damit beides gewährleistet ist, mussten gewisse Einschränkungen und Erweiterungen in den Standard aufgenommen werden. Ferner, um bei einem breiten Publikum akzeptiert zu werden, musste PDF/A auf einer bereits existierenden PDF-Version aufbauen. Das ISO TC 171 hat Adobe's PDF Referenz 1.4 (von Adobe implementiert in der Acrobat 5-Version) als Grundlage des Standards gewählt. Der ISO-Standard sagt aus, dass PDF/A „alle Anforderungen der PDF Referenz erfüllen muss, wie durch diesen Teil des ISO 19005 Standards ergänzt". Der Standard beschreibt also nur die Unterschiede zur Referenz. Um PDF/A vollständig zu verstehen, muss also auch die PDF Referenz 1.4 verstanden werden.

 

Bestimmte, in PDF 1.4 erlaubte Funktionalität, wie die Transparenz oder die Ton- und Videoreproduktion, sind aus PDF/A ausgeschlossen worden. Es gibt andererseits in PDF 1.4 optionale Konstrukte, welche in PDF/A vorhanden sein müssen. So müssen in PDF/A beispielsweise alle verwendeten Schriften eingebettet sein. Kurzum, PDF/A präzisiert im Wesentlichen spezifische Eigenschaften der PDF Referenz 1.4 und definiert ob sie obligatorisch, empfohlen, eingeschränkt oder verboten sind.

 

(Quelle: HYPERLINK "http://pdfa.org/doku.php?id=pdf_a_ein_standard_fuer_die_langzeit-archivierung" http://pdfa.org/doku.php?id=pdf_a_ein_standard_fuer_die_langzeit-archivierung )

PDF/A wird als der neue Archivierungsstandard am Markt gesehen. Doch was sind die Unterschiede zwischen dem PDF/A-1b und 1a?

 

PDF/A-1a und PDF/A-1b unterscheiden sich hauptsächlich bezüglich Durchsuchbarkeit (Textextraktion).

 

PDF/A-1a stellt sicher, dass die logische Dokumentenstruktur und die natürliche Leseordnung des enthaltenen Texts erhalten bleibt. Die Textextraktion ist vor allem dann wichtig, wenn die Dokumente beispielsweise auf mobilen Geräten (wie beispielsweise einem PDA) oder auf Geräten gemäss Abschnitt 508 des „US Rehabilitation Act" dargestellt werden sollen. In solchen Fällen muss der Text auf dem eingeschränkten Bildschirm neu angeordnet werden können (re-flow). Diese Eigenschaft ist auch unter der Bezeichnung „Tagged PDF" bekannt.

 

PDF/A-1b stellt sicher, dass der Text (wie auch der übrige Seiteninhalt) korrekt angezeigt werden kann, garantiert aber nicht, dass der enthaltene Text auch lesbar und verständlich ist. Damit ist die Übereinstimmung mit dem oben genannten Abschnitt 508 nicht gewährleistet.

 

Der Unterschied zwischen PDF/A-1a und PDF/A-1b hat in der Regel keine Relevanz für gescannte Dokumente, sofern sie nicht mittels OCR für die Suche angereichert wurden.

Nach dem Digitalisieren möchten Sie natürlich auch Resultate sehen. Abhängig von der jeweiligen Dienstleistung muss das Ergebnis entweder am nächsten Tag bereits vorliegen - oder kann auch am Ende des Monats bereitgestellt werden.

 

Per SSH FTP-Server: Bei Dienstleistungen aus dem Bereich des digitalen Posteingangs spielt meist der zeitliche Faktor eine wesentliche Rolle. Je schneller etwa Sie an Ihre Rechnungen kommen, desto schneller können diese freigegeben und verbucht werden - dadurch profitieren Sie davon, dass Sie das Zahlungsziel optimal nutzen können.

Wir setzen daher in diesen Fällen auf eine Bereitstellung der Bilddaten und der optionalen Metainformationen täglich bis zu einer vereinbarten Zeit auf unserem FTP-Server.

Dabei erfolgt die Authentifizierung über Secure Shell (SSH), die Datenübertragung über Secure File Transfer Protocol - in beiden Fällen also verschlüsselt. Scanpoint nimmt dabei eine passive Rolle ein, die Abholung der Daten ist Aufgabe des Kunden.
Bei Dienstleistungen aus dem Bereich des digitalen Archivs ist der zeitliche Faktor meist sekundär. Die Verwendung des FTP-Servers ist ebenfalls empfehlenswert, die Bereitstellung erfolgt jedoch meist in größeren Intervallen, zum Beispiel wöchentlich.

 

Per Medium: Speziell im Bereich des digitalen Archivs werden kundenseitig noch Medien gefordert. Scanpoint setzt dabei auf die USB-Sticks oder portable Festplatten. Optional ist es möglich, die Bild- und Metainformationen auf den Datenträgern zu verschlüsseln. Der Versand des Mediums zum Kunden erfolgt üblicherweise per Express Mail Service.

Während übliche Digitalisierungsprojekte meist bei 1.000 Dokumenten und mehr beginnen, ist eine Antwort auf diese Frage natürlich von der gewünschten Komplexität des Prozesses abhängig.

 

Das einfache Digitalisieren Ihrer Daten (beispielsweise das Erzeugen von durchsuchbaren PDF-Dateien) kann auch bei geringeren Volumina lohnend sein, während hingegen sich aufwändigere Projekte, die Klassifikation (um welches Dokument handelt es sich) und Extraktion (von Metadaten vom Dokument) in der Regel erst bei höheren Volumina rechnen.

Die bei Scanpoint im Einsatz befindlichen Scanner sind Hochleistungsscanner, allesamt ausgestattet mit Bildoptimierungsmodulen sowie Doppeleinzugskontrollen.

 

Damit das Ganze greifbarer wird, hier ein paar Zahlen am Beispiel des Kodak i780:

Tagesdurchsatz: 130.000 Seiten
Durchsatz pro Minute: 130 Seiten
Minimale Dokumentengröße: 64 x 64 mm
Maximale Dokumentengröße: 305 x 863 mm
Farbmodus: Farbe, Graustufen, Schwarzweiß
Optische Auflösung: bis 300 dpi (Farbe)

Jetzt haben Sie sich zu einer Digitalisierung entschlossen, wissen aber nur, dass Ihre Lager voll mit Papierdokumenten sind. Wie sie auf zumindest ungefähre Werte kommen, zeigen Ihnen folgende Formeln:

 

Nach Ordnern: In der Regel fasst der typische Leitz-Ordner ein Volumen von 300 Blatt - Standard-DIN A4-Papier (80g/m²). Ein Beispiel: bei 132 Ordnern kommen Sie somit auf knapp 40.000 Blatt.

Nach Gewicht: Auch nach Gewicht können Sie grob abschätzen, wieviel Volumen vorhanden ist. Gehen wir davon aus, dass Sie handelsübliches DIN-A4-Papier verwenden - der Quadratmeter wiegt 80 Gramm, somit kommen wir auf ein Gewicht von 5 Gramm pro Blatt.Ein Beispiel: Sie haben 2 Paletten mit insgesamt 30 Kartons voller Papier. Sie wiegen zusammen knapp 200 Kilogramm.

 

Ein Karton bringt 250 Gramm auf die Waage, insgesamt also 7.5kg. Die beiden Europaletten wiegen je 20 Kilogramm, insgesamt demnach 40kg. Abzüglich der beiden Werte bleiben somit knapp 150kg für das Papier übrig - 5 Gramm pro Blatt ergeben somit einen Richtwert von 30.000 Blatt.

Kosten für Hardware: Um Dokumente digitalisieren zu können, benötigen Sie einen professionellen Dokumentenscanner. Wenn Sie dann noch einige tausend Seiten am Tag scannen wollen, müssen Sie auch mit einigen tausend Euro für die passende Hardware rechnen - von der Wartung ganz zu schweigen - denn was tun Sie, wenn der Scanner ausfällt?

 

Kosten für Software: Sie benötigen darüber hinaus Software, mit denen Dokumente gescannt, eventuell noch klassifiziert und etwaige Informationen extrahiert werden können - daraus resultieren oft auch laufende Kosten, wie Software-Wartung und (notwendige) Upgrades, um Support zu erhalten.

 

Mitarbeiter: Natürlich benötigen Sie Personal, das Sie für die Arbeiten bereitstellen - und jeder dieser Mitarbeiter muss entsprechend auf seine Tätigkeit geschult werden.

 

Sie sehen schon - langsam wird es schwer, den Überblick über die Kosten zu bewahren. Bei Scanpoint hingegen wissen Sie stets, was auf Sie zukommt - die Abrechnung erfolgt nach gescanntem Blatt, wodurch Sie bereits zu Beginn eines Projekts vollständige Transparenz haben.

Jedes Poststück, das Österreich erreicht, wird in der Regel über eines der 6 Briefzentren verteilt. Statt nun wie bisher einem bestimmten Bundesland, einem Postamt oder einem Rayon zugewiesen zu werden, wird Ihre Post in einem dedizierten Eingangskorb gesammelt - der dann zum Scanpoint weitertransportiert wird. Und das sind in der Regel nur ein paar Schritte, da sich unsere Produktionsstätten innerhalb dieser Verteilzentren befinden!

 

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit wir Ihre Post aussteuern können:

• Sie verfügen über eine eindeutige Firmenanschrift
• Sie lassen sich über uns eine Business-Center-Adresse anlegen

 

Ist eine der beiden Bedingungen erfüllt, so kann Ihre Post aus dem Briefstrom ausgesondert und der Bearbeitung zugeführt werden. Dabei werden die Adressköpfe auf den Poststücken maschinell gelesen - betreffende Dokumente werden aussortiert.

Und keine Sorge - Werbematerial können wir aussortieren, persönliche Poststücke werden nicht geöffnet und auf dem klassischen Weg weitergeleitet.

Grundsätzlich nicht. Es ist zwar schön, Ihre Daten in elektronischer Form zur Verfügung zu haben, aber vermutlich wollen Sie auch noch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter herausholen.

 

Durch einfaches Digitalisieren und dem Ablegen auf einem Dateiserver ist es in der Regel nicht getan - finden Ihre Mitarbeiter so wirklich die jeweiligen Dokumente schneller?

 

Wir empfehlen in jedem Fall, mit der Digitalisierung erst dann zu beginnen, wenn Sie auch bereits ein Archiv- und/oder DMS-System im Hause haben - wir passen unsere Daten lieber an Ihre Bedürfnisse an. Wenn Sie wissen möchten, an wen Sie sich wenden sollen - reden Sie einfach mit uns.

Wenn wir den digitalen Posteingang für einen Kunden anbieten, dann werden sämtliche Briefe, die sonst zum Kunden geleitet würden, auf uns umgeleitet. Dies kann auf zwei Arten passieren:

• über eine so genannte Business-Center-Adresse, quasi ein virtuelles Postfach,
• über eine eindeutige Kundenanschrift (z.B. Baumgasse 3, 1030 Wien)

Das bedeutet, dass Scanpoint für die Österreichische Post der Empfänger ist - wir sind also mit einer Postvollmacht ausgestattet, die Sie uns ausstellen. Somit ist der Brief dann zugestellt, sobald er von der Post an einen unserer Produktionsstandorte übergeben wird. Da sich diese Einrichtungen auch immer in den 6 Verteilzentren Österreichs befinden, werden die Wege kurz gehalten.

 

Natürlich existieren darüber hinaus Vereinbarungen zwischen uns und dem Kunden, was die elektronische Zustellung angeht, ein so genanntes SLA (Service Level Agreement) - wir verpflichten uns also zum Beispiel dazu, dass 95% der der Briefe noch am selben Tag bis 13 Uhr elektronisch zugestellt werden, der Rest am nächsten Arbeitstag; diese Vereinbarungen sind von Kunde zu Kunde verschieden.

Auch hier kommt die Postvollmacht zum Tragen. Theoretisch könnten wir sogar RS/A und RS/B-Briefe damit übernehmen, öffnen und digitalisieren. Einzige Ausnahme sind Briefe mit dem Vermerk "Nicht an Postbevollmächtigte" - Behörden können dies andrucken lassen, wenn sie ausschließlich eine persönliche Zustellung wünschen.

In der Realität sieht es meistens so aus, dass wir eingeschriebene Briefe öffnen, amtliche oder persönliche Dokumente (zu Handen, PERSÖNLICH) jedoch weiterhin auf Wunsch des Kunden physisch zustellen lassen.