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FAQ

Hier finden Sie wiederkehrende Fragen und Antworten zum Thema Scanpoint und unseren angebotenen Dienstleistungen.

Womit beschäftigt sich die Firma Scanpoint?

Scanpoint beschäftigt sich als Input-Dienstleister mit dem digitalen Posteingang, der automatischen Rechnungs- und Formularerfassung sowie der Digitalisierung von Papierarchiven. Die genaue Tätigkeit wird in Abstimmung auf die Bedürfnisse des Kunden spezifisch geregelt.

ihre vorteile durch outsourcing?

* Fokus auf Ihre Kernkompetenzen
* Schnellerer Projektstart
* Geringere Initialkosten (HW, SW, Know How) 
* Leistungsabhängige und geringere laufende Kosten
* Weniger Ressourcenbindung bei Ihnen
* Stets aktuelle Technologien
* Frühere Lieferung der elektronischen Dokumente
* Kürzere Durchlaufzeiten - automatische Verarbeitungs- und Buchungsprozesse 
* Ortsunabhängige Verarbeitung von Dokumenten 
* Standardisierte, dokumentierte Prozesse (Compliance Richtlinien)
* Dokumentenverarbeitung ist unsere Kernkompetenz

Wie ist es um den Datenschutz bestellt?

Scanpoint legt höchsten Wert auf den Schutz Ihrer sensiblen Daten. Ein wichtiges Leistungsmerkmal bei der Erbringung unserer Dienstleistungen in den Bereichen Scannen, elektronische Rechnungslesung, Archivdigitalisierung und Informationsmanagement ist der Schutz von Informationswerten. Zum Schutz dieser Informationswerte betreibt die Scanpoint GmbH ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) nach ISO/IEC 27001:2013 mit der Zielsetzung die Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit abgeleitet aus den Kundenanforderungen sowie auch aller anderen interessierten Parteien wie gesetzliche und amtliche Vorgaben einzuhalten. Gesteuert wird das ISMS im Speziellen unter der Berücksichtigung eines IS-Risikomanagements und den Vorgaben zur kontinuierlichen Verbesserung. Der Scope der ISO/IEC 27001:2013 Zertifizierung bezieht sich auf die Scanpoint GmbH sowie ihrer Standorte in Österreich und der Slowakei und umfasst alle MitarbeiterInnen, Unternehmenswerte, Geschäftsprozesse, anvertraute Güter und Informationen.
Die jeweiligen Scanpoints in Österreich befinden sich innerhalb der 6 Briefverteilzentren, die Ihrerseits bereits von der Außenwelt abgeschirmt sind (Stichwort: Briefgeheimnis). Jede Produktionsstätte ist mit einer weiteren Zutrittskontrolle versehen. Personen werden nur nach dem Unterfertigen einer Datenschutzerklärung eingelassen (natürlich auch nur dann, wenn es einen Grund für den Besuch gibt).
Übrigens: ein Scanpoint ist der einzige Ort, an dem Briefe geöffnet werden dürfen. Sobald der Brief selbst die Türe wieder verlässt, wird er neu kuvertiert – damit bleibt das Postgeheimnis in jedem Fall gewahrt.
Auch bei der Datenübertragung zum Kunden (Bild- und Metainformationen) ist unser Mindeststandard SSH FTP, also sowohl eine verschlüsselte Authentifizierung alsauch ein sicherer Datentransfer.

Lohnt sich outsourcing im bereich inputmanagement ohne elektronische folgesysteme wie Archiv- und/oder DMS?

Grundsätzlich nicht. Es ist zwar schön, Ihre Daten in elektronischer Form zur Verfügung zu haben, aber vermutlich wollen Sie auch noch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre MitarbeiterInnen herausholen.
Durch einfaches Ablegen auf einem Dateiserver ist es in der Regel nicht getan - finden Ihre Mitarbeiter so wirklich die jeweiligen Dokumente schneller?
Wir empfehlen in jedem Fall, mit dem Intelligenten Inputmanagenement erst dann zu beginnen, wenn Sie auch bereits ein Archiv- und/oder DMS-System im Hause haben. Auch hier können wir mit entsprechenden Lösungen weiterhelfen - reden Sie einfach mit uns.

welche eingangsformate kann scanpoint für sie entgegennehmen und verarbeiten?

Grundsätzlich nimmt Scanpoint für Sie sowohl physische als auch elektronische Eingangspost entgegen. Das umfasst Papierbelege wie die klassische Briefpost oder Papierarchive und elektronische Standardformate wie Fax, Mail, XML, CSV, EDI, Idoc, ZUGFeRD, ebInterface,...

 

Wie übernimmt und digitalisiert scanpoint ihre physischen belege?

Briefsendungen werden mittels Business Center-Adresse bereits in den frühen Morgenstunden aus dem Poststrom aussortiert. Sonstiges Beleggut, das sich zum Beispiel in Ihren Archiven stapelt, kann einfach über den Logistikdienst der Österreichischen Post transportiert werden – wir kümmern uns um die Abholung und den sicheren Transport zum nächsten Produktionsstandort.

Unter einer Business Center-Adresse kann man sich ein virtuelles Postfach vorstellen. Im Gegensatz zu normalen Postfächern befindet sich das Ziel jedoch nicht auf einem Postamt, sondern inmitten eines der 6 Briefverteilzentren Österreichs – in unmittelbarer Nähe unserer Produktionsstandorte.

Der Aufbau einer Business Center-Adresse unterscheidet sich nicht weiter von üblichen Adressblöcken, mit einer Ausnahme:

Musterfirma
Business Center 012
5000 Salzburg

Unterschied zu üblichen Adressen ist die Postleitzahl, die eindeutig eines von 6 Briefverteilzentren in Österreich identifiziert:

PLZ Verteilzentrum
1000 Wien
4000 Allhaming
5000 Salzburg
6000 Hall in Tirol
8000 Graz
9000 Villach

Welche Vorteile entstehen durch die verwendung einer Business Center-Adresse?

Das Einrichten einer Business Center-Adresse birgt für Sie als Kunden ein paar handfeste Vorteile gegenüber einem normalen Postfach.

* Frühe Verarbeitung: Briefe, die am Vortag aufgegeben wurden, können somit schon am nächsten Tag in den Morgenstunden verarbeitet werden. 
* Keine Abholung notwendig: Sie müssen sich als Kunde nicht, wie sonst bei einem Postfach üblich, Belege abholen kommen. Alle Poststücke, die an eine Business Center-Adresse geschickt werden, werden auch durch uns verarbeitet. Befindet sich Beleggut unter den Briefen, das nicht gescannt werden kann, so wird Ihnen dieses bequem auf dem Postweg zugestellt.
* Reduktion von Risikopotentialen: Dadurch, dass keine Abholung von unserer Seite notwendig ist, werden Risikopotentiale erheblich reduziert, die zu einer Lieferungsverzögerung führen könnten (Unfall, Stau, Panne).

Nach der Übernahme der Papierbelege werden diese der Digitalisierung zugeführt. Daraus ergeben sich folgende Vorteile: Elektronische Dokumente können unabhängig vom Ort betrachtet und bearbeitet, sowie elektronisch bequem und unter allen Gesichtspunkten des Datenschutzes und der Compliance archiviert werden.

Wir setzen alles daran, unseren Kunden ein möglichst ausgebautes Netz aus Produktionsstätten anbieten zu können. Schließlich wollen Sie ja nicht unbedingt weiter als nötig von Ihren Dokumenten entfernt sein - gerade in Fällen, bei denen der Zugriff auf einen physischen Akt notwendig wird, der sich gerade in der Verarbeitung befindet. Scanpoint verfügt deshalb über hochmoderne Digitalisierungszentren in jedem der sechs Post-Verteilzentren in Österreich.

Wie übernimmt und vereinheitlicht scanpoint unterschiedlichste elektronische eingangsbelege?

Der elektronische Datenaustausch erfolgt über entsprechende Plattformen, wie Mail-Server, Fax-Server, SSH-FTP, etc. Die Vereinheitlichung unterschiedlicher elektronischer Standard-Formate kann mittels Mapping durch die SAP PI der Scanpoint erzielt werden.

Wie schafft es scanpoint nun aus der für sie entnommenen datenflut die relevanten daten strukturiert zu erfassen und zur verfügung zu stellen?

Scanpoint setzt auf "state of the art"-Erfassungs-Software wie OCR, ICR, etc. Damit werden anhand von im Vorfeld definierter Kriterien die für Sie relevanten Informationen aus den zugeführten Belegen strukturiert erfasst. Nach erfolgter Qualitätssicherung werden die so erfassten Metadaten übermittelt.

Grundsätzlich können die Metadaten auch in allen möglichen Input-Formaten (siehe oben) ggf. auch nebst originaler oder digitalisierter Bilddaten geliefert werden. Abhängig von der jeweiligen Dienstleistung müssen sie entweder am nächsten Tag bereits vorliegen – oder sie können am Ende des Monats bereitgestellt werden. Die Datenlieferung erfolgt standardmäßig über SSH FTP. Auf Wunsch sind auch weitere Übertragungskanäle möglich, wie direkte SAP-Integration (mittels SAP PI), Web-Service, Standleitung und VPN. 
 
Bei Dienstleistungen aus dem Bereich des Intelligenten Inputmanagements spielen meist zeitliche Faktoren eine wesentliche Rolle. Je schneller Sie z.B. an Ihre Rechnungen kommen, desto schneller können diese freigegeben und verbucht werden – dadurch profitieren Sie davon, dass Sie das Zahlungsziel optimal nutzen können.

Wir setzen daher in diesen Fällen auf eine Bereitstellung der Bilddaten und der optionalen Metainformationen täglich bis zu einer vereinbarten Zeit (SLA).

Was passiert mit den physischen und elektronischen belegen nach der verarbeitung durch scanpoint?

Das richtet sich nach den Kundenwünschen. Die physischen Belege können nach der Digitalisierung zugestellt oder auch für einen vom Kunden vorgegebenen Zeitraum gelagert und danach datenschutzkonform vernichtet werden. Ebenso können elektronische Belege in den elektronischen Archiven der Scanpoint für einen vom Kunden definierten Zeitraum archiviert und anschließend datenschutzkonform gelöscht werden.

end faq